Победителем в тендере иногда становится не тот, кто предложил лучшие условия, а тот, кто при этом еще и грамотно оформил документацию. Организаторы конкурсов и аукционов очень требовательны к документообороту, поскольку именно бумаги являются основанием для выбора партнера. Опытные участники торгов знают: важно не просто собрать документы, но и оформить их в соответствии с установленными правилами.
Сегодня мы расскажем все о бумагах для тендера и их правильном заполнении.
Без правильно оформленной документации вы не сможете выиграть тендер
Требования к бумагам прописываются в конкурсной документации и извещении, а также зафиксированы в Статье 51 44-ФЗ. Участник, в свою очередь, обязан предоставить в заявке опись приложенных документов. В базовый пакет входят:
Решение об одобрении крупной сделки необходимо для аккредитации на всех государственных и некоторых коммерческих площадках. Если учредитель один, документ называют «Решением единственного участника». Если несколько – «Протоколом одобрения крупной сделки». В нем указывают сумму, в пределах которой участник готов заключить контракт.
В пакет документов на участие в тендере входит либо «Решение об одобрении крупной сделки», либо справка о том, что сделка некрупная
Потенциальный поставщик обязан детализировать информацию о товаре: объем, страну происхождения, цену за единицу. Если конкурсная документация предполагает, необходимы сертификаты и паспорта качества на продукцию. Предприятие по продаже продуктов питания предоставляет справки из санитарных служб, поставщик промышленных товаров – сертификаты производителей, инструкции по эксплуатации, технические описания и др.
Подтверждением служат копии более ранних контрактов с приложениями, рекомендательные письма от клиентов, другие доказательства успешного участия в тендерах. Не лишней будет и бухгалтерская документация, подтверждающая надежность претендента: справка из налоговой об отсутствии долгов в отношении бюджетных сборов, справка об открытых кредитах, отчеты по форме № 1 и № 2 с пометкой налоговой службы о достоверности.
Тендерная документация может состоять из копий, за исключением устава: его копию необходимо заверить в налоговом органе или у нотариуса
Если участник имеет право на льготную ставку обеспечения (2 %), он обязан предоставить подтверждение своей категории. Это касается организаций инвалидов, учреждений уголовно-исполнительной системы, некоммерческих социально ориентированных организаций.
Все документы необходимо пронумеровать, прошить, скрепить печатью компании и поставить подпись уполномоченного лица. Бумаги вместе с их описью пакуют в конверт, который будет вскрыт в день проведения тендера. Важна каждая мелочь: выбор конверта, его оформление, обеспечение целостности, маркировка. Малейшая ошибка чревата отклонением заявки.
Документы для участия в тендере важно не просто правильно оформить, но и грамотно упаковать
В отличие от открытого конкурса, эта разновидность проходит на электронной торговой площадке. Поэтому документы подают не в бумажной, а в электронной форме. Все они должны быть заверены электронной цифровой подписью уполномоченного на это представителя компании-участника.
Базовый документ – заявка, которая состоит из двух частей:
Ошибки в заполнении первой части заявки случаются из-за невнимательного изучения исходной документации. Иногда участники предоставляют неполные или недостоверные сведения о товаре/услуге, поэтому их предложение отклоняют уже на этом этапе.
Составленные неправильно заявки уже в первой части электронного аукциона отклоняют без права дальнейшей борьбы
Полный пакет включает:
В соответствии со Статьей 66 44-ФЗ вместе со второй частью заявки на участие в электронном аукционе каждый претендент должен приложить декларацию о соответствии своей компании требованиям из пунктов 3–9 части 1 Статьи 31 44-ФЗ. Один из них – участник не должен входить в «Реестр недобросовестных поставщиков».
Заявка на участие в электронном аукционе включает строго регламентированные первую и вторую части. Конкурсная – формулируется по другому принципу. В ней указывают ценовое предложение, прилагают письмо на официальном бланке о желании участвовать, анкету, а также документы, установленные заказчиком.
Индивидуальные предприниматели подают практически такой же пакет документов, что и юридические лица. Вместо выписки из ЕГРЮЛ они предоставляют выписку от ЕГРИП – «Единого госреестра ИП», загрузив ее во время аккредитации на электронной площадке. Она должна быть получена не позднее, чем за полгода до размещения сведений о закупке в единой информационной системе.
Очень важно документально подтвердить тот факт, что ИП не пребывает в процессе ликвидации. Если организация иностранная, понадобится нотариально заверенный перевод документов о госрегистрации физического лица в статусе ИП на русский язык.
Не забудьте предоставить выписку из ЕГРИП – оригинальную или заверенную копию
Собрать пакет документов для конкурса или электронного аукциона не так просто, несмотря на четкий список и множество образцов в открытом доступе. Существует масса нюансов, которые нужно учесть. Именно на этом этапе целесообразно воспользоваться услугой сопровождения тендеров и обезопасить компанию от досадных ошибок.
Мы и дальше будем рассказывать вам важную и полезную информацию, а также освещать все новости в мире электронных торгов.
А также готовы оказать вам экспертную поддержку персонально.