Какие документы нужны для участия в конкурсах и электронных аукционах

Документы для участия в тендерах 14-11-2017 10:44

Победителем в тендере иногда становится не тот, кто предложил лучшие условия, а тот, кто при этом еще и грамотно оформил документацию. Организаторы конкурсов и аукционов очень требовательны к документообороту, поскольку именно бумаги являются основанием для выбора партнера. Опытные участники торгов знают: важно не просто собрать документы, но и оформить их в соответствии с установленными правилами.

Сегодня мы расскажем все о бумагах для тендера и их правильном заполнении.

Правильно оформленная документация – козырь в руках любого участника тендера

Без правильно оформленной документации вы не сможете выиграть тендер

Документы для открытого конкурса

Требования к бумагам прописываются в конкурсной документации и извещении, а также зафиксированы в Статье 51 44-ФЗ. Участник, в свою очередь, обязан предоставить в заявке опись приложенных документов. В базовый пакет входят:

1. Информация об участнике закупки

  • Юридические лица указывают наименование, юридический и почтовый адрес, контактный телефон, ИНН. Физические – Ф.И.О., паспортные данные, место жительства, телефон, ИНН.
  • Подтверждение того, что лицо уполномочено принимать участие в открытом конкурсе (например, протокол о назначении или доверенность).
  • Лицензии, сертификаты, декларации, справка о материально-технических и кадровых ресурсах и другие документы, которые подтверждают соответствие компании требованиям конкурсной документации.
  • Копии учредительных документов.
  • Решение об одобрении крупной сделки или ее совершении.

Решение об одобрении крупной сделки необходимо для аккредитации на всех государственных и некоторых коммерческих площадках. Если учредитель один, документ называют «Решением единственного участника». Если несколько – «Протоколом одобрения крупной сделки». В нем указывают сумму, в пределах которой участник готов заключить контракт.

Если сумма контракта для компании-участника некрупная, достаточно предоставить справку об этом

В пакет документов на участие в тендере входит либо «Решение об одобрении крупной сделки», либо справка о том, что сделка некрупная

2. Коммерческое предложение

Потенциальный поставщик обязан детализировать информацию о товаре: объем, страну происхождения, цену за единицу. Если конкурсная документация предполагает, необходимы сертификаты и паспорта качества на продукцию. Предприятие по продаже продуктов питания предоставляет справки из санитарных служб, поставщик промышленных товаров – сертификаты производителей, инструкции по эксплуатации, технические описания и др.

3. Подтверждение добросовестности, если цена контракта участника ниже на 25 % от начальной максимальной

Подтверждением служат копии более ранних контрактов с приложениями, рекомендательные письма от клиентов, другие доказательства успешного участия в тендерах. Не лишней будет и бухгалтерская документация, подтверждающая надежность претендента: справка из налоговой об отсутствии долгов в отношении бюджетных сборов, справка об открытых кредитах, отчеты по форме № 1 и № 2 с пометкой налоговой службы о достоверности.

Пакет документов можно собрать из копий с печатями предприятия

Тендерная документация может состоять из копий, за исключением устава: его копию необходимо заверить в налоговом органе или у нотариуса

4. Обеспечение заявки – платежное поручение о перечислении денежных средств или банковская гарантия

Если участник имеет право на льготную ставку обеспечения (2 %), он обязан предоставить подтверждение своей категории. Это касается организаций инвалидов, учреждений уголовно-исполнительной системы, некоммерческих социально ориентированных организаций.

Все документы необходимо пронумеровать, прошить, скрепить печатью компании и поставить подпись уполномоченного лица. Бумаги вместе с их описью пакуют в конверт, который будет вскрыт в день проведения тендера. Важна каждая мелочь: выбор конверта, его оформление, обеспечение целостности, маркировка. Малейшая ошибка чревата отклонением заявки.

Упаковывать тендерную документацию можно в конверт, оформленный специальным образом

Документы для участия в тендере важно не просто правильно оформить, но и грамотно упаковать

Документы для участия в электронном аукционе

В отличие от открытого конкурса, эта разновидность проходит на электронной торговой площадке. Поэтому документы подают не в бумажной, а в электронной форме. Все они должны быть заверены электронной цифровой подписью уполномоченного на это представителя компании-участника.

Базовый документ – заявка, которая состоит из двух частей:

  • В первой части участник дает согласие на поставку продукции или выполнение услуг на условиях заказчика. Если в тендере фигурирует товар, необходимо указать его конкретные характеристики, товарный знак, страну происхождения.

Ошибки в заполнении первой части заявки случаются из-за невнимательного изучения исходной документации. Иногда участники предоставляют неполные или недостоверные сведения о товаре/услуге, поэтому их предложение отклоняют уже на этом этапе.

Отклонение заявки в первой части на электронных аукционах – не редкость

Составленные неправильно заявки уже в первой части электронного аукциона отклоняют без права дальнейшей борьбы

  • Во второй части – сведения о компании. Некоторые из документов участник прилагает во время аккредитации на электронной площадке, а остальные из списка – направляет заказчику отдельно.

Полный пакет включает:

  • Устав организации.
  • Протокол или решение о назначении на должность лица, подписывающего заявку.
  • Протокол или решение об одобрении крупной сделки.
  • Свидетельства ИНН и ОГРН.
  • Если компания зарегистрирована в органах статистики, то письмо из Росстата.
  • ИНН учредителей организации, а также ИНН гендиректора и главного бухгалтера.

В соответствии со Статьей 66 44-ФЗ вместе со второй частью заявки на участие в электронном аукционе каждый претендент должен приложить декларацию о соответствии своей компании требованиям из пунктов 3–9 части 1 Статьи 31 44-ФЗ. Один из них – участник не должен входить в «Реестр недобросовестных поставщиков».

Заявка на участие в электронном аукционе включает строго регламентированные первую и вторую части. Конкурсная – формулируется по другому принципу. В ней указывают ценовое предложение, прилагают письмо на официальном бланке о желании участвовать, анкету, а также документы, установленные заказчиком.

Какие требования предъявляют к субъектам малого предпринимательства

Индивидуальные предприниматели подают практически такой же пакет документов, что и юридические лица. Вместо выписки из ЕГРЮЛ они предоставляют выписку от ЕГРИП – «Единого госреестра ИП», загрузив ее во время аккредитации на электронной площадке. Она должна быть получена не позднее, чем за полгода до размещения сведений о закупке в единой информационной системе.

Очень важно документально подтвердить тот факт, что ИП не пребывает в процессе ликвидации. Если организация иностранная, понадобится нотариально заверенный перевод документов о госрегистрации физического лица в статусе ИП на русский язык.

ИП имеют право предоставить копию выписки из ЕГРИП, заверенную нотариально

Не забудьте предоставить выписку из ЕГРИП – оригинальную или заверенную копию

Собрать пакет документов для конкурса или электронного аукциона не так просто, несмотря на четкий список и множество образцов в открытом доступе. Существует масса нюансов, которые нужно учесть. Именно на этом этапе целесообразно воспользоваться услугой сопровождения тендеров и обезопасить компанию от досадных ошибок.



Стоимость не включает в себя затраты, связанные с условиями тарифов электронных площадок. Узнать подробнее об условиях оказания услуги «Сопровождение тендеров. Тарифное обслуживание» можно:

по электронной почтеinfo@starsoft.su

Заказать звонок
Стар Софт Групп
ул. Клары Цеткин 18 корпус 6 Москва, Россия
Бизнес-центр "Феликс-сити", ул. Дзержинского 65 оф.1005 Хабаровск, Россия
8 (499) 110-07-40 8 (916) 514-69-69 8 (4212) 25-10-03 8 (4212) 45-88-75 info@starsoft.su